Schnell ist man überzeugt, dass man doch die Rolle des Kassenprüfers leicht übernehmen kann. Schließlich ist man nur einmal im Jahr gefragt und so schlimm wird das schon nicht sein … Diese Gedanken machen sich derzeit viele neu bestimmte oder gewählte Kassenprüfer in den zahlreichen Mitgliederversammlungen diverser Vereine.
Wir möchten euch einige Gedanken mit auf den Weg geben, um eure Rolle als Kassenprüfer gut zu meistern:
- Gesetzlich ist kein Kassenprüfer vorgeschrieben. Nur wenn in der Vereinssatzung festgelegt ist, dass ein Kassenprüfer und evtl. ein Stellvertreter gewählt oder bestimmt werden muss, ist dies auch wirklich erforderlich. Natürlich empfiehlt es sich aus Sicht der Mitglieder, die Rechnungslegung einmal jährlich prüfen zu lassen, um dem Vorstand guten Gewissens die Entlastung erteilen zu können.
- Die Kassenprüfer haben die Buchführung und die Rechnungslegung des Vereins zu prüfen. Kassier und Vorstand haben alle Unterlagen zur Verfügung zu stellen und auftauchende Fragen zu beantworten. Es müssen nicht alle Belege geprüft werden, Stichproben oder ein bestimmter Zeitraum, der geprüft wird, reichen aus.
- Der Kassenprüfer fungiert im Auftrag der Mitgliederversammlung und muss seine Aufgabe unabhängig und gewissenhaft erledigen. Er muss alle zur Prüfung notwendigen Unterlagen von Kassier und Vorstand anfordern und die Mitgliederversammlung über festgestellte Mängel oder Unstimmigkeiten informieren und sollte einen schriftlichen Bericht anfertigen.
- Kassenprüfer und Kassier vereinbaren so rechtzeitig einen Termin zur Prüfung, dass die Prüfung und evtl. Fragen bis zur Mitgliederversammlung erledigt werden können. Den Ort der Prüfung vereinbaren die Prüfer und der Kassier. Wenn der Verein eigene Räumlichkeiten hat, bieten sich diese dafür an.
- Vor dem Prüfungstermin sollten die Prüfer den Jahresabschluss bzw. den Bericht des Schatzmeisters erhalten, um die Prüfungsschwerpunkte festzulegen, sodass der Kassier die entsprechenden Belege bereit legen kann.
- Zu prüfen sind die in der Vereinsbuchführung angegebenen Guthaben auf Bankkonten bzw. der Kassenbestand. Bei den Kontoauszügen empfiehlt es sich, immer einige Tage vor und nach dem Ende des Wirtschaftsjahres einzusehen. Für alle Ausgaben müssen entsprechende Belege vorliegen. Dies ist mindestens stichprobenartig zu prüfen. Es sollte auch festgestellt werden, ob die Beiträge der Mitglieder zeitnah und vollständig bezahlt wurden. Wenn sich Verbindlichkeiten gegenüber dem Vorjahr erhöht haben, ist der Grund dafür zu ermitteln. Sollte dem Anstieg keine Investition zugrunde liegen, sondern der Verein unterfinanziert sein, muss dies in den Prüfbericht aufgenommen werden.
- Wenn die Prüfer auf Ungereimtheiten stoßen oder Anregungen für eine übersichtlichere oder einfachere Buchführung haben, sollten diese im Anschluss der Prüfung mit Kassier und Vorstand besprochen werden. Wenn Belege oder Unterlagen fehlten, wird in diesem Gespräch festgelegt, bis wann diese Unterlagen beizubringen sind.
- Der Prüfbericht, der in der Regel in der Mitgliederversammlung vorgetragen wird, sollte folgende Inhalte haben:
- Tag und Ort der Prüfung
- vorgelegte bzw. geprüfte Unterlagen
- Art der Prüfung (Stichproben, vollständige Kontrolle eines bestimmten Zeitraumes)
- Schwerpunkte der Prüfung (Mitgliedsbeiträge, Ausweis der Einnahmen, Belege für Ausgaben,…)
- Prüfungsergebnis (Beanstandungen und Empfehlungen)
- Empfehlung an die Mitglieder, den Vorstand und Kassier zu entlasten
- Sollte der Verein über große Vermögenswerte verfügen oder einen sehr umfassenden wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb haben, kann ggf. ein Wirtschaftsprüfer beauftragt werden. Hier fallen allerdings entsprechende Kosten an.
Quelle: Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt